Von AVV bis virtuelle Telefonzentrale: kurz und verständlich erklärt, worauf es beim KI-Telefonassistenten ankommt. Unabhängig recherchiert und laufend um neue Begriffe rund um Anrufannahme, Routing und Datenschutz ergänzt.
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)
- Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen und dem Anbieter, der die Verarbeitung Ihrer Anruferdaten im Auftrag regelt. Sobald der KI-Telefonassistent Gespräche annimmt und weiterleitet, verarbeitet er personenbezogene Daten – ein AVV ist dann Pflicht.
- Abo-Modell
- Abrechnung über eine feste Monatsgebühr, die ein bestimmtes Kontingent an angenommenen Anrufen sowie Support enthält. Für eine Telefonzentrale mit planbarem Anrufaufkommen macht dieses Modell die Kosten kalkulierbar.
- CRM-Anbindung
- Schnittstelle, über die der Assistent Gesprächsnotizen und Kontaktdaten automatisch in Ihr CRM überträgt – etwa HubSpot oder Pipedrive. So landet jedes qualifizierte Anliegen ohne manuelles Nachtragen direkt beim richtigen Team.
- Concurrent Calls (parallele Anrufe)
- Die Zahl der Gespräche, die der Assistent gleichzeitig führen kann. Ein Wert von „unbegrenzt“ bedeutet, dass kein Anrufer mehr ein Besetztzeichen hört – selbst in Stoßzeiten nimmt der digitale Empfang jeden Anruf parallel an.
- DSGVO
- Die EU-Datenschutz-Grundverordnung. Beim Einsatz eines Telefonassistenten zählen vor allem die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, der Serverstandort, ein AVV, die Informationspflicht gegenüber Anrufern sowie klare Löschfristen für Gesprächsdaten.
- EU AI Act
- Die KI-Verordnung der EU. Für Telefonassistenten besonders relevant ist die Kennzeichnungspflicht: Anrufer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI und nicht mit einem menschlichen Mitarbeiter am Empfang sprechen.
- Freemium
- Preismodell mit einem dauerhaft kostenlosen Basisplan, der sich gegen Aufpreis erweitern lässt. Praktisch, um die Anrufannahme und Weiterleitung eines Assistenten erst einmal risikofrei im eigenen Betrieb zu testen.
- ISO 27001
- Internationale Norm für Informationssicherheit. Ein entsprechendes Zertifikat belegt, dass der Anbieter Ihre sensiblen Anruf- und Kontaktdaten nach anerkannten Standards schützt.
- IVR (Interactive Voice Response)
- Ein klassisches Sprachdialogsystem, das Anrufer über Tastenmenüs oder feste Sprachbefehle steuert („Für den Vertrieb drücken Sie die 1“). Moderne KI-Telefonassistenten lösen diese starren Menüs durch freie, natürliche Gesprächsführung ab.
- KI-Telefonassistent
- Ein digitaler Assistent, der eingehende Anrufe selbstständig annimmt, im echten Gespräch das Anliegen klärt und den Anrufer an die passende Person weiterleitet – im Grunde ein virtueller Empfang, der rund um die Uhr besetzt ist.
- Latenz
- Die Verzögerung zwischen dem Sprechen des Anrufers und der Antwort des Assistenten. Bleibt sie unter einer Sekunde, wirkt das Gespräch flüssig und natürlich – entscheidend, damit ein Anrufer den digitalen Empfang als angenehm empfindet.
- Mailbox
- Der klassische Anrufbeantworter, der ein Gespräch lediglich aufzeichnet, statt es zu führen. Rund 80 Prozent der Anrufer sprechen gar nicht erst darauf – ein Telefonassistent nimmt das Anliegen dagegen aktiv auf und leitet es weiter.
- Pay-per-Use
- Abrechnung minutengenau nach tatsächlicher Nutzung, ohne feste Grundgebühr. Ideal für Unternehmen mit schwankendem Anrufaufkommen, die nur für die real geführten Gespräche zahlen möchten.
- Rufumleitung
- Die Weiterleitung Ihrer bestehenden Rufnummer an den KI-Assistenten – sofort, zeitverzögert oder nur bei Besetzt. Ihre gewohnte Nummer bleibt erhalten, der digitale Empfang übernimmt lediglich die Annahme dahinter.
- Serverstandort
- Der Ort, an dem Ihre Anruf- und Gesprächsdaten verarbeitet werden. Aus Datenschutzsicht sind Standorte in Deutschland oder der EU empfehlenswert; in unserem Vergleich weisen wir den Serverstandort jedes Anbieters transparent aus.
- Terminbuchung
- Der Assistent trägt Termine während des Gesprächs direkt in Ihren Kalender ein – etwa Google Calendar, Outlook oder eine Praxissoftware – inklusive Zwei-Wege-Abgleich, damit belegte Zeiten sofort blockiert sind.
- Transkription
- Die automatische Verschriftlichung jedes Gesprächs. Sie bildet die Grundlage für Zusammenfassungen, die Übergabe ans CRM und eine durchsuchbare Anrufliste – so geht kein weitergeleitetes Anliegen verloren.
- VoIP
- Telefonie über das Internet statt über klassische Leitungen. VoIP ist die technische Basis für Cloud-Telefonanlagen und damit auch für die meisten KI-Telefonassistenten, die Anrufe digital annehmen und routen.
- Weiterleitung mit Kontext
- Statt einen Anruf blind durchzustellen, übergibt der Assistent das Gespräch samt kurzer Zusammenfassung des Anliegens. Der Mitarbeiter am anderen Ende weiß so sofort, worum es geht – Vermittlung wie an einer erfahrenen Zentrale.